smartPHC - zukunftsorientiert. digital. nachhaltig.

Mit zunehmender Digitalisierung entstehen immer neue Herausforderungen bei der Zusammenarbeit zwischen Mandaten und Kanzlei. Damit auch zukünftig ein reibungsloser Ablauf zwischen Ihnen und uns gewährleistet werden kann, stellen wir Ihnen unter smartPHC alle digitalen Angebote zur Verfügung, mit denen wir Sie als Kanzlei bei Ihren Anliegen unterstützen können.

Was ist smartPHC und was beinhaltet es?

Wir arbeiten mit der Onlinelösung DATEV Unternehmen Online. Hier findet ein direkter, digitaler Austausch zwischen der Kanzlei und dem Mandanten über das Internet statt, so dass die Finanzbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung zu einem digitalen Prozess werden. Auf die gespeicherten Daten können beide Parteien jederzeit zugreifen. Es wird nur ein Datensatz erstellt, auf den alle involvierten Berbeiter zugreifen können – die Daten sind also immer aktuell.

Auf Wunsch kann auch das Auftragswesen in diesen digitalen Prozess integriert werden, so bestimmen Sie flexibel, welche Buchhaltungsprozesse von Ihnen und welche von uns durchgeführt werden sollen.

Wenn Sie selber buchen möchten, bieten wir Ihnen unseren Mandantenserver an:

Was sind die Vorteile des Digitalisierens mit smartPHC?

  • Zeitersparnis​​​​​​Reibungsloserer Datenaustausch zwischen Ihnen und uns durch das Scannen von Belegen und deren direkte Onlinestellung. Die Belege werden automatisch auf dem revisionssicheren DATEV-Server archiviert, um von Ihrem Berater bearbeitet zu werden.
  • Aktualität = Wir greifen auf denselben Datenbestand zu, der mit jeder Bearbeitung Ihrerseits oder unsererseits aktuell gehalten wird.
  • Jederzeit abrufbar = Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Belege und Dokumente mit nur einem Klick ohne lange suchen zu müssen.
  • Sicherheit = Alle Unterlagen werden über die zertifizierte DATEVCloud ausgetauscht und gespeichert, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können.
  • Archivierung von elektronischen Rechnungen, damit Sie Ihre Originalrechnungen jederzeit aufrufen und die vorgeschriebenen 10 Jahre archivieren können.
  • Den Kontostand immer im Blick haben = Mit Bank online können Sie alle Konten auf einen Blick abrufen.
  • Überweisungen und Lastschriften werden automatisch aus der gescannten Rechnung befüllt
  • Erfassen Sie Ihre Kassenbewegungen und lassen sie mit DATEV Unternehmen online automatisch prüfen und in ein GoDB-konformes Kassenbuch übertragen, das 10 Jahre archiviert wird.
  • Kein Zusammensammeln von Belegen vor den gegebenen Firsten = Sobald ein Beleg eingegangen ist, kann er online abgegeben werden.
  • Die Originalbelege bleiben im Unternehmen
  • Personalstammdaten können erfasst und einfach aktuell gehalten werden.
  • Übermittlung der Mitarbeiterstunden und alle relevanten Dokumente für die Lohnabrechnung können uns einfach verfügbar gemacht werden. Die Originale bleiben bei Ihnen und es gibt eine zusätzliche digitale Archivierung auf den Servern.
  • Lohnauswertungen werden umweltfreundlich digital zur Verfügung gestellt und archiviert.
  • Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung stellen wir aktuell online zur Verfügung.
  • Kein Überbringen von Belegen an die Kanzlei, alles geht von zuhause aus.
  • Alle Daten liegen in Deutschland

Welche Funktionen bietet smartPHC?

Wir bieten alle Funktionen, die DATEV Unternehmen online zur Verfügung stellt. Dazu gehören:

  • Erledigung von Zahlungen, mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg und automatisierter Kontrolle der Kontoauszüge sowie Freigabe von Lohnzahlungen
  • GoBD-konformes Kassenbuch
  • Vorerfassen von Lieferanten- und Kundenrechnungen
  • Erfassung von Personalstamm- und Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung
  • Austausch und zentrale Ablage von Dokumenten für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente über DATEV Digitale Personalakte
  • Erstellen und Ausführen von Zahlungsbelegen und -aufträgen sowie Abruf, Anzeige und Drucken von Bankkontoumsätzen per HBCI PIN/TAN, EBICS und Sammelverfahren mit Begleitzettel

Ablauf der Belegverarbeitung

Kann ich auch mein Kassenbuch online führen?

Ja, Ihre laufenden Prüfungen werden durch smartPHC unterstützt. Belege können online erfasst werden und unmittelbar im Kassenbuch als Bewegung erfasst werden. Die Originalbelege bleiben dabei im Unternehmen

Die erfassten Daten können direkt für eine steuerliche Außenprüfung exportiert werden.


Erweiterung Zahlungsverkehr

Im Zusatzmodul Zahlungsverkehr erstellen wir Ihnen den wöchentlichen Zahlungsverkehr, den Sie nur noch freigeben müssen.